Controle e Avaliação de Sistemas

O controle, é uma função do processo administrativo, necessário para orientar os tomadores de decisões para que assim possam corrigir ou aumentar o desempenho dos resultados obtidos, com base na comparação com padrões previamente estabelecidos e com resultados anteriores. A principal finalidade é assegurar resultados que satisfaçam aos objetivos pré-estabelecidos e alcançar melhores resultados.

O controle é a função do processo administrativo que, mediante a comparação com padrões previamente estabelecidos, procurar medir e avaliar o desempenho e o resultado das ações, com a finalidade de realimentar os tomadoers de decisões, de forma que possam corrigir ou reforçar esse desempenho ou interferir em funções do processo administrativo, para assegurar que os resultados satisfaçam aos desafios e aos objetivos estabelecidos.

Portanto a Atividade de controlar deve ser entendida como o processo de coletar e retroalimentar informações sobre o desempenho, de maneiro que os responsáveis pelas decisões tomadas possam comparar os resultados realizados com os resultados planejados e decidir o que fazer a respeito de distorções ou problemas diagnosticados.

Por outro lado, assim como diferentes empresas têm de desenvolver distintos estilos administrativos que melhor atendam a seu contexto, também os sistemas de controles devem ser modelados para adequar-se à empresa a que devem servir.

O resultado final do processo de controle é a informação. Portanto, o analista deve procurar estabelecer um sistema de informação que permitaconstante e efetiva avaliação da estrutura organizacional e dos métodos normas e procedimentos.

Antes de iniciar o controle e a avaliação dos itensda "organização" e dos "métodos", deve-se estar atento a determinados aspectos de motivação, capacidade, informação e tempo.

Com a referência à motivação, deve-se verificar se onível de motivação está adequado para odesenvolvimento do processo de controle e avaliação.Para tanto, verificam-se, entre outros, os seguintes. Aspectos:

> Se os trabalhos atendem à real conceituação e aplicaçãodos sistemas administrativos considerados; e se o nível de envolvimento dos funcionários é adequado

> Quanto à capacidade, deve-se verificar se a empresa e, consequentemente, seus executivos e funcionários estãohabilitados para realizar o processo de controle a avaliação.

> Deve-se verificar se há todos os dados e informações necessários ao controle e se foram, devidamente, comunicados a todos os interessados.

A função controle e avaliação para os sistemas de informações gerenciam, a estrutura organizacional, bem como os métodos, normas e os procedimentos da empresa têm algumas finalidades mencionadas a seguir:

> Identificar problemas, falhas e erros que se transformam em desvios do planejado, com a finalidade de corrigi-los e evitar sua reincidência.

> Fazer com que os resultados obtidos com a realização das operações estejam, tanto quanto possível, próximos dos resultados esperados e possibilitem o alcance dos objetivos previamente estabelecidos.

> Fazer com que a empresa trabalhe deforma mais adequada.

> Proporcionar informações gerencias periódicas, para que seja rápida a intervenção no desempenho do processocom base em suas finalidades, a função controle e avaliação pode ser utilizada como instrumento gerencial para:corrigir ou reforçar o desempenho apresentado;informar sobre a necessidade de alterações nas funções administrativas de planejamento, organização e direção;garantir a manutenção ou o aumento da eficiência eeficácia na consecução dos objetivos e metas;informar se os programas, projetos e planos estão sendo desenvolvidos de acordo com o estabelecido.